Офбординг сотрудников: что это такое простыми словами

Про пользу онбординга говорят много: сотруднику важно помочь адаптироваться и освоиться в компании, чтобы он эффективно работал и чувствовал себя комфортно. Но расставаться с работником тоже нужно уметь. Увольнение — чувствительная тема для всех сторон процесса.

Рассказываем, что такое офбординг, зачем он нужен и как уход сотрудников влияет на репутацию компании.

Офбординг — это процесс сопровождения сотрудника при увольнении из компании, в который входит:

• юридическое оформление;
• передача дел;
• прощание уходящего человека с командой;
• exit-интервью.

Если онбординг помогает человеку адаптироваться, то офбординг — корректно завершить работу и сохранить хорошие отношения.

Это завершающий этап сотрудничества, который может как испортить впечатление от всей работы, так и помочь поставить красивую точку. Офбординг нужен и работодателю, и сотруднику.

Цель офбординга — обеспечить корректное, законное и уважительное завершение сотрудничества между сотрудником и компанией.

Задачи офбординга:

• оформить увольнение юридически правильно;
• передать дела и доступы;
• сохранить деловые отношения и HR-бренд;
• получить честную обратную связь;
• поддержать сотрудника в переходный период.

Польза для компании

• Снижение юридических и репутационных рисков. Если компания правильно оформляет документы, своевременно выплачивает компенсацию, словом, делает все по-человечески, легче защититься от возможных трудовых споров. Сотрудник, который уволился в спокойной обстановке, вероятно, не станет сливать информацию конкурентам или публиковать плохие отзывы в соцсетях или на hh.ru.

• Сохранение HR-бренда. Ушедший сотрудник расскажет, как с ним попрощались. Грамотный офбординг повышает шансы на то, что он порекомендует компанию другим специалистам.

• Сокращение издержек. Передача проектов, баз знаний и нюансов работы снижает издержки на адаптацию нового сотрудника.

• Обратная связь. Интервью при увольнении выявляет слабые места в управлении, зарплатной политике или атмосфере в команде.

• Сокращение сроков найма. Когда увольнение спланировано, можно заранее подготовиться к замене: открыть вакансию, передать дела, обучить нового кандидата.

Польза для сотрудника

• Прозрачность и юридическая чистота. Сотрудник получает расчет, все справки, трудовую или ее электронную версию, знает, на каких условиях он уходит.

• Спокойное расставание. Возможность попрощаться с коллегами, закрыть или передать проекты, сохранить деловые контакты делает увольнение комфортнее.

• Ощущение завершенности. Человеку важно понимать, что его вклад был признан, а отношения закончились корректно. Это снижает тревожность и помогает двигаться дальше.

• Возможность дать фидбек. Можно высказать честное мнение о руководстве, процессах, условиях — даже если оно негативное.

Шанс на возвращение в будущем. Бывшие сотрудники иногда возвращаются, приобретя новый опыт и навыки, и претендуют на более высокие должности.

Можно выделить следующие этапы при увольнении сотрудника.

Процесс офбординга начинается с ключевого момента — принятия решения об увольнении. Если сотрудник решил уйти, он должен поставить в известность начальство и обсудить условия расторжения договора — например, нужно ли отрабатывать положенные по ТК две недели.

Если работника увольняют — необходимо проинформовать его. Как правило, это делает, руководитель, непосредственно работавший с человеком.

Чтобы разговор прошел корректно и не вызвал излишнего напряжения, важно соблюсти несколько принципов.

• Подготовиться заранее. Аргументы должны быть четкими и понятными. Это позволяет объяснить причины спокойно и доступно.

• Назначить отдельное время и нейтральное место. Беседа должна проходить без посторонних, в рабочей, но уважительной обстановке. Плохая идея — объявлять об увольнении при коллегах: неловкости не избежать.

• Объяснить суть и причины решения. Если сотрудник увольняется по сокращению — важно объяснить, какие изменения происходят в компании. Если по инициативе работодателя — честно и спокойно озвучить, что стало основанием: дефицит компетенций, неэффективность, нарушение договоренностей и т. п. Например: «В компании проходит реструктуризация, мы сокращаем штат. К сожалению, это затронуло и тебя». Или: «Твой трудовой договор предусматривает выполнение KPI. К сожалению, не удалось добиться нужного результата, поэтому мы завершаем трудовые отношения».

• Оставаться корректным и уважительным. Разговор не должен превращаться в обвинения. Лучше оперировать фактами и описывать ситуацию в контексте бизнеса.

• Предложить посильную помощь. Можно выдать рекомендательное письмо, связать сотрудника с рекрутерами, направить к карьерному консультанту.

• Завершить разговор благодарностью. Важно подчеркнуть вклад сотрудника и поблагодарить за проделанную работу. Это помогает сохранить хорошие отношения и уменьшить негатив.

Первый этап задает тон всему процессу. Если он проходит грамотно, дальше проще наладить деловую передачу дел и мирное завершение отношений.

Руководитель должен рассказать коллективу о том, что человек уходит. Если сотрудник отрабатывает последние дни, также важно грамотно передать его задачи.

В этот же период HR может провести exit-интервью — финальную беседу с сотрудником. Она позволяет узнать, что устраивало в компании, что мешало, есть ли какие-то предложения по улучшению процессов.

Финальное интервью — точка роста для HR-бренда организации. При расставании сотрудник может быть честнее, чем тот, кто работает в компании до сих пор, и укажет на большее количество слабых мест.

На этом этапе компания оформляет увольнение юридически корректно и завершает все формальности.

Что включает:

• Подписание приказа об увольнении и, если нужно, соглашения сторон.
• Расчет компенсаций: отпуск, премии, выходное пособие.
• Выдача всех документов: справка 2-НДФЛ, ЕФС-1, копии по запросу.
• Передача техники, пропусков, ключей, служебных карт.
• Отключение от корпоративных систем и почты.

Организовывать финальную встречу необязательно. Но желательно — во-первых, сотруднику может быть важно попрощаться с коллегами в неформальной обстановке. Во-вторых, те, кто остается, получат дополнительное подтверждение: в организации заботятся даже о тех, кто в ней уже не работает. А значит, еще один плюс HR-бренду.
Варианты зависят от традиций компании и ситуации:

• личное прощание с командой — кофе, пицца, короткая встреча в переговорке;
• благодарственное письмо от руководителя;
• пост в общем чате или корпоративной сети с теплыми словами и перечислением достижений сотрудника и т. д.

Цель — показать уважение к уходящему человеку и его вкладу в компанию. Финальная встреча помогает сохранить профессиональные связи, снижает напряжение в команде и укрепляет культуру уважения и поддержки.

По данным сервиса «Работа.ру», 31% сотрудников возвращается в компанию через некоторое время после увольнения. Стоит сохранить контакты — особенно если с человеком пришлось расстаться из-за сокращения, а затем кадровая политика изменилась, появилась возможность снова нанимать работников.

Что можно сделать:

• Добавить в профессиональные соцсети и периодически мониторить публикации.
• Создать клуб бывших сотрудников — например, с приглашениями на открытые мероприятия.
• Рекомендовать экс-сотрудника и получать рекомендации от него: иногда именно бывшие коллеги находят хороших кандидатов или возвращаются сами с новым опытом.

Формат взаимодействия должен быть добровольным и уважительным. Если сотрудник не заинтересован в общении, давить не стоит.