Что такое онбординг

Рассказываем, что такое онбординг, почему он важен для сотрудника и организации, кто должен его проводить и какие ошибки чаще всего допускают. Делимся чек-листом, который поможет систематизировать подход к процессу адаптации.

Онбординг — это системный и последовательный процесс адаптации нового сотрудника в компании. Он помогает работнику освоиться на рабочем месте, влиться в трудовой процесс, познакомиться с коллективом и своими обязанностями.

Адаптация нового сотрудника занимает, по разным данным, от трех месяцев до полутора лет. В течение этого времени работник не трудится с максимальной эффективностью. Он вникает в процессы, разбирается в своих обязанностях, совершает ошибки новичка.

Чем раньше новичок получает понятные ориентиры и поддержку, тем быстрее начинает приносить пользу. Кроме того, вовлеченный с самого начала сотрудник чаще остается в компании надолго. Уменьшается текучка кадров, расходы на найм и переобучение. Мы вместе с HR BOX посчитали, что экономия составляет от 165 000 рублей с человека — немало для любого бизнеса.

Адаптация влияет на корпоративную культуру: новички быстрее осваивают принятые нормы, стиль общения и способы взаимодействия. Это снижает уровень стресса, улучшает коммуникацию и помогает избежать конфликтов из-за недопонимания.

Онбординг упрощает работу руководителей. Когда у новичка есть план работы, материалы и наставник, не нужно каждый день объяснять мелочи: можно потратить это время на другие задачи, повысив продуктивность.

Организация онбординга чаще всего лежит на HR-отделе, который отвечает за структуру процесса, подготовку материалов, контроль сроков и обратную связь. Но сам по себе HR не может обеспечить полное погружение. В адаптацию вовлечены и другие участники: руководители, наставники и бадди.

• Руководитель новичка помогает освоиться в рабочих задачах: ставит цели, уточняет приоритеты, дает обратную связь и следит за тем, чтобы сотрудник понимал ожидания. Его задача — обеспечить включение в процессы. Пример онбординга от руководителя: встретить работника, представить ему команду и передать наставнику.

• Наставник (ментор) — это опытный сотрудник, который помогает разобраться в профессиональных аспектах. Он курирует рабочий процесс, выполнение задач, делится практическими знаниями в конкретной отрасли. Например, если новичок приходит в отдел продуктовой аналитики, наставник расскажет, как устроены дашборды, какие KPI отслеживаются в команде, где хранятся данные и какие метрики важны для конкретного продукта.

• Бадди (от англ. buddy — приятель) — это наставник-напарник, к которому можно обратиться по любым вопросам, не связанным с карьерным треком. Он показывает, как устроен офис или корпоративные чаты, рассказывает про культуру компании, помогает не растеряться в первые дни. В отличие от наставника, бадди не оценивает работу и не обучает. Его роль в том, чтобы сделать адаптацию комфортной и снизить стресс.

На практике роли наставника и бадди не всегда разделяются: ментор может и учить, и знакомить с корпоративной культурой и коллективом. Каждая компания определяет, как удобнее и эффективнее в конкретном случае.

Онбординг включает несколько этапов.

• Предварительный. Новому работнику присылают welcome-письмо, инструкцию по доступам, информацию о первом рабочем дне: куда идти, ко скольки приходить, кто встретит. Некоторые компании прикладывают презентацию или видео с историей и миссией бизнеса, чтобы сотрудник заранее почувствовал причастность.

• Знакомство. В первый день новому коллеге организуют экскурсию по офису или проводят онлайн-знакомство. Его представляют команде, выдают технику, доступы. Объясняют, к кому обращаться по административным вопросам. Часто уже в первые часы проходит встреча с HR или руководителем — на ней обсуждают задачи на испытательный срок, план развития и форматы обратной связи. В некоторых компаниях дарят приветственный подарок с корпоративным мерчом: так новичку проще почувствовать себя своим.

• Основной блок онбординга — обучение и постепенное вливание в рабочий процесс. Сотруднику показывают, где лежат нужные документы, как устроена коммуникация, рассказывают про внутренние правила, инструменты и типичные кейсы.

Через 2−4 недели проводят промежуточную встречу с руководителем, чтобы обсудить, как проходит адаптация, получить обратную связь и скорректировать план, если нужно.

К концу испытательного срока сотрудник обычно работает в полноценном режиме. Онбординг заканчивается, и этим он отличается от адаптации. Она может продолжаться 6—18 месяцев, в зависимости от должности и компании.

Чтобы онбординг прошел легче для нового сотрудника, компании используют сразу несколько инструментов.

• Welcome-гайд и чек-лист. Это базовые документы, в которых собрана информация о компании, ключевых правилах, оргструктуре, а также список шагов, которые нужно пройти в первые дни.

• Цифровые платформы. Внутренние порталы, мобильные приложения с обучающими материалами или Telegram-боты, в которых можно найти презентации, книги, вебинары и ответы на часто задаваемые вопросы.

• Геймификация. Простые челленджи снижают уровень стресса и помогают лучше усвоить информацию в первые дни. Например, новичок может получить задание познакомиться с руководителями всех отделов, заполняя интерактивную карту офиса.

• Мерч. Корпоративная атрибутика — это тоже инструмент адаптации. Например, худи с логотипом компании станет прекрасным приветственным подарком. А сменные стикеры для него сотрудник сможет собирать за прохождение этапов адаптации.

Инструменты онбординга можно использовать по отдельности или комбинировать между собой. К примеру, добавить гайд о компании в приветственный подарок.

Разберем распространенные ошибки, которые мешают новичкам влиться в работу.

• Отсутствие четкого плана. Если у компании нет пошагового сценария онбординга, новый сотрудник остаётся один на один с задачами. Адаптация происходит медленнее или прерывается, если процесс погружения слишком сложен, и новичок решает уволиться.

• Недостаток информации. Когда работник не знает, где искать регламенты, к кому обращаться, чтобы починить компьютер и у кого просить доступ к CRM, возникают затруднения. Стресс растет, эффективность работы падает.

• Нет обратной связи. Встречи один на один с руководителем важны — чтобы сотрудник мог поделиться впечатлениями, а менеджер получил представление, как происходит адаптация и скорректировал онбординг при необходимости.

• Обещания не совпадают с реальностью. Самая частая причина раннего увольнения — несоответствие условий, описанных на собеседовании, с тем, что происходит в работе. Чтобы адаптация прошла успешно, важно давать кандидату реальную информацию об обязанностях, зарплате, времени труда и корпоративной культуре с самого начала.

Важно помнить, что онбординг — это не формальность. Он нужен не для галочки. Адаптация помогает новому работнику освоиться в компании и быстрее выйти на максимальную эффективность. Поэтому важно продумать стратегию и подготовить инструменты.

Делимся чек-листом по онбордингу сотрудников.

1. Составьте приветственное письмо с краткой информацией о компании и первом рабочем дне.
2. Организуйте рабочее место: подготовьте технику, доступы к внутренним системам и базам данных.
3. Представьте команду и руководителя, расскажите, кто чем занимается.
4. Объясните, как все устроено: какой график, как общаются в компании — на «ты» или на «вы», как оформлять отпуск и т. д.
5. Поделитесь гайдом или памяткой: куда идти с вопросами, кто за что отвечает, где в офисе кофеварка.
6. Опишите карьерный адаптационный трек: как новый сотрудник будет учиться, чему, когда и зачем. Назначьте наставника, если он есть.
7. Проговорите условия испытательного срока. Объясните, сколько он длится, какие критерии прохождения и кто оценивает.
8. Добавьте сотрудника в корпоративные чаты — в том числе клубы по интересам и флудилку. Расскажите о традициях отдыха в компании: например, пицца по пятницам или вечер фильмов в четверг.

С онбординга начинается процесс адаптации, который может продлиться до полутора лет. Но если первичная стадия продумана и организована, время на освоение сокращается, а риск увольнения снижается.